Teléfono: 412261072 Mesa Central: 41-2261000
Correo: partesyarchivos@munilosalamos.cl
La Oficina de Partes y archivos es una unidad de línea que depende directamente de la Secretaría Municipal.
Objetivo
Recepcionar, registrar, tramitar, despachar, archivar y resguardar en forma ordenada y expedita toda la documentación e información escrita que se haya emitido y recibido del municipio.
Funciones
1. Recibir los documentos llegados del exterior y procesar los movimientos internos de documentación.
2. Fechar, numerar y registrar los documentos recibidos, de acuerdo a las instrucciones entregadas por el Secretario Municipal.
3. Fechar, numerar, registrar y despachar los documentos y comunicaciones remitidas al exterior, debiendo efectuar esta misión en forma rápida y expedita por intermedio de estafetas, correos y servicios particulares si la urgencia lo aconseja.
4. Fechar, numerar y registrar en forma correlativa los decretos, ordenanzas, reglamentos, instrucciones y órdenes de servicios que emita la Municipalidad.
5. Retirar la correspondencia de correos y documentación de la Intendencia, Contraloría General y demás organismos oficiales.
6. Distribuir copias de decretos, resoluciones, circulares, órdenes de servicio y otras a quien corresponda.
7. Mantener actualizada la información correspondiente a lo señalado en la Ley N°20.033.
8. Clasificar, llevar y conservar la documentación oficial del municipio, especialmente los siguientes archivos, de acuerdo con el mes y año al que pertenecen:
a) Archivo de decretos alcaldicios, ordenanzas y reglamentos.
b) Archivo de la correspondencia oficial.
9. Proporcionar en forma rápida y eficiente la información que requieran las unidades municipales.
10. Colaborar con el desarrollo de actividades de orden general del municipio.
11. Deberá mantener el lugar físico que se asigne al archivo en condiciones que permita el debido resguardo de la documentación.
12. Las demás funciones que señale la ley y o su jefe directo le encomiende.
